2012.05メール実例集アイキャッチ

“もらってうれしいメール” “ちょっと 困ったメール”「あるある!メール実例集」(2012年5月号)

携帯やパソコンでメールをしない日はないくらい、当たり前になったメールでのコミュニケーション。でも、伝え方によっては、「好感度の高いメール」にも、「ちょっと困ったメール」にもなる可能性が。読者のみなさんが実際に受け取ったメールを元に、「心が伝わるメール」のコツを分析してみました。

CASE 1 深夜のメール

2011/3/1 2:36
from A美さん
件名 日曜日の清掃ボランティア

町内会のみなさま、いつも町内会の運営にご協力を賜り、誠にありがとうございます。心より感謝申し上げます。

さて、来る3月6日(日)、毎月恒例となっております、町内の清掃ボランティア活動を実施いたします。つきましては、今月もみなさまのご協力を賜りたく、メールを……

以前、住んでいた町内会のお世話役の方が60代の女性だったのですが、なぜか毎回、深夜に携帯メールを送ってこられる方でした。気持ちよく眠っていても、着信音で起こされてしまうこともしばしば。基本的には礼儀正しい方で、文面もこちらが勉強になるくらい丁寧なのですが、送る時間帯だけはもう少し早い時間にしてほしかったです。(40代・事務職・女性)

分 析
● 電話と違い、メールは相手が都合のよいときに見るもの。一見、早朝や深夜に送っても問題がないように思えます。ただ、携帯メールの場合は、着信音で寝ている相手を起こしてしまう可能性があるので要注意です。
● 相手との親密度にもよりますが、深夜23時~朝8時のメールは、急ぎでない限りひかえたほうが無難なようです(本当に緊急の場合は、電話をおすすめします)。
● また、親しい間柄でも21時以降は、「夜分に恐れ入ります」「遅くにごめんなさい」「返信は明日で結構です」などのひと言を添えると、受け取り手への気遣いが感じられ、好感を持つ人が多いようです。

マメ知識
受け取る側の工夫としては、夜の間だけ、メールの受信設定を「自動受信」から「選択受信(自動受信しない)」に切り替えておくという手も。「選択受信」とは、「自分でメールを受信する操作をしない限り、メールを受信しない」という設定です。ただし、朝、「自動受信」に戻すことをお忘れなく。

CASE 2 絵文字だらけのメール

2010/4/23 15:47
from B田B介
件名 商品の在庫の件
お疲れ様です✿✿✿

先輩から調べておくように言われた商品についてですが✿、先方の担当者に問い合わせたところ✿、在庫は十分に用意があるそうです✿✿✿

注文いたしますか?
✿✿✿✿✿✿✿

2年前、新入社員として入って来た男性からはじめて受け取った業務メールが、花の絵文字だらけで驚きました。あまりに予想外だったこと、そして、「メールの内容自体には問題はないし……」「内部メールだし、職場自体もアットホームだし……」などと考えてしまって注意できず、今でも悔やまれます。(30代・デザイナー・女性)
分 析
●「どこまで絵文字を使っていいのか」という問題には、確かに難しいものがあります。明らかにビジネス上のお付き合いしかない方には、当然、絵文字は使いませんが、その後、個人的にも親しくなった方や職場内では、どこまで使ってよいのか、明確なルールはないのが現状です。
● 実際、仕事で携帯メールを使う人の声としては、「目上の人へのメールの場合、相手が絵文字を使っていたら、こちらも使う」「相手と同じくらいの量の絵文字を使う」という人が多いようです。
● また、上司の側としても、「(^^)」「☆」「✿」程度なら、「使ってもらうと、むしろうれしい」という声も。
● 実際の人間関係と同様、はじめは適度な距離を保ち、徐々に打ち解けていくとよいのではないでしょうか。

こんな効果も!
「強面の男性役員の携帯メールに仕事の連絡を入れた際、『ありがとう(^^)』と返信が。おちゃめな一面を垣間見て、心がなごみました」という声も。一見、絵文字を使わなそうな人が使うと、相手との距離が縮まる意外な効果があるようです。

CASE 3 まぎらわしいメール

2012/3/15 12:22
from C子さん
件名 ス○ーリー

今月の「ス○ーリー」、良さそうなので購入します。

C子

つい最近、後輩に送ったメールです。職場で資料用によく雑誌を購入するのですが、すぐに読みたい記事があったので、私が購入しました。そして、いつも雑誌を購入している後輩が同じものを買わないようにメールをしたのです。ところが、その後輩は購入を指示されたと勘違い。同じ雑誌を購入してしまいました。メールを送ったときは、「すぐにメールしないと、向こうも買ってしまうかも」と焦って最短の文章にしたのですが、改めて読むと、確かにまぎらわしい! 「私が購入するので、D子ちゃんは購入しなくてOKです」など、誤解のない表現にすればよかったと反省しています。(40代・出版関係・女性)
分 析
● 電話のように聞き間違えることがないので、約束の場所や日時、商品の価格などを確認するのに便利なメールですが、言葉が足りないと、かえって誤解を生むことも。
● 相手に誤解を与えないためには、「送信前に必ず、件名と文面を読み返して、わかりにくいところがないかチェックする」という人が多いようです。急いでいるときほど間違えやすいので、念入りにチェックしましょう。

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