仕事術

女性のためのトランスフォーム仕事術 トランスフォーム手帳術③

トランスフォーム仕事術とは、「コツを知り、量をこなしていって、仕事の質をガラリと変える」仕事術のこと。効率よく仕事をする上で大きな役割を果たす手帳。その理想的活用法とは?

トランスフォーム手帳術③
いい人との出会いのように、いい手帳との出会いを

バックアップをとっておく

忘れ物にご注意

トランスフォーム手帳術ということで、手帳の選び方や手帳で目標管理する方法などを述べてきました。3回目の今回は、仕事に手帳を活用していくうえで押さえておくべきポイントを述べて、トランスフォーム手帳術のまとめにしたいと思います。

さて、私は情報を一カ所に集中して管理することをお勧めしています。ですので、手帳もアレコレと複数用いるのは好ましくありません。また、他の手帳に書き写すときに写し違いなどがありますと、かえって手帳を使ったために混乱してしまうでしょう。

ただし、大切なスケジュールだけは、バックアップをとらねばなりません。

あまり集中管理しすぎますと、万が一手帳本体を忘れたときに、身動きがとれないことになりかねません。私も何年かに一度手帳を忘れてしまい、空き日程を仕事先に伝えられずに困ったことがあります。

バックアップは、大げさでなくても、たとえば卓上カレンダーに大切な予定だけは書いておいたり、携帯のスケジュール機能にメモしておくなど、紙でもデジタルでもいいので、重要な仕事の日程を手帳以外のところに書いておくのです。

一時的には面倒ですが、いざという場合の保険効果があります。出張で遠くに行くようなときにも、手帳本体以外に残しておけば安心ですね。

 

選択肢を記入しておく

当たり前ですが、手帳には行動の予定などを記入していきます。たとえば、「火曜日の10時から11時会議、14時に○△商事を訪問」という具合です。
もちろん書かなければ忘れてしまいますから、予定を書いておくのは必要です。しかし、もしもスケジュールが急に変わったり、中止になったらどうしますか?

今の例なら、会議が急きょ延期になりましたとか、訪問先の担当者が急病で会えなくなったというような場合です。

こんな場合を想定したなら、必ずいくつかの予備の選択肢を「見える化」しておきましょう。

会議とあわせて、B社企画書とか、C社あいさつ、などといくつかの選択肢を用意しておくのです。もともとの予定とあわせて、他の選択肢も手帳に記しておくことで、実際に時間を有効に使うことができます。

 

その日のモットーを書いておく

今日のモットー

手帳には、自分を意欲的にして、やる気を持って仕事に取り組めるような、自分なりの言葉を記しておきましょう。

これは長い文よりも、短いフレーズや単語がおススメです。これを 「キュー」と呼んでいます。

さて、あなたなりのキューとは何でしょうか?

元気、楽しく、スマイル、あいさつ、熱意、自信、集中力、愛情、整頓、創造力……。

その日1日、自分を叱咤激励してくれるものを目につく箇所に書き出します。

また、それが行動に移せているかを定期的にメンテナンスして、より実践できる手帳に近づけていきましょう。
そういう意味でも、日に何度も手帳を見直す習慣をつけてくださいね。

 

並行している仕事は一覧表示

仕事は忙しくなるほど、全体を見失いがちです。あげくの果てには、小さな細かい仕事にばかり手をつけて、結局重要な仕事はできなかった……なんていう経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

大切なのは、今現在、何の仕事が並行しているのかを、納期も含めて手帳でわかるようにしておくことなんです。

全体展望を一覧で見えるようにしておくこと。ビジネスで手帳を活用するにあたって、ここは活用しがいのあるところです。

バックアップ、他の選択肢の見える化、その日のモットー、キューを書くこと、仕事の一覧表示。これらが、ビジネスに手帳を使うときに欠かせないことです。

あとは、恋人に接するときのように、優しく、数多く接する。つまり、開いて見るように心がけてくださいね。

いい人との出会いと同じように、いい手帳と出会い、長くお付き合いされることを祈っています。

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記事DATA

松本幸夫 Yukio Matsumoto

ヒューマンラーニング代表 / 人材育成コンサルタント

1958年東京生まれ。著作は170冊を超え、年間約200回行う研修・講演のリピート率は92%という実績を誇る仕事術の達人。主な著書に『百田尚樹に学ぶヒットを生む仕事術』(総合法令出版)『人生がうまくいく「呼吸法」』(PHP研究所)『自己能力を10倍高めるトランスフォーム仕事術』(幸福の科学出版)『超強運』(あ・うん)『図解 スティーブ・ジョブズのプレゼン術』(総合法令出版)など。著作は、韓国、台湾でも翻訳され、ベストセラーとなっている。