女性のためのトランスフォーム仕事術 報告・連絡・相談のコツ②

トランスフォーム仕事術とは、「コツを知り、量をこなしていって、仕事の質をガラリと変える」仕事術のこと。今回も次回に引き続き、「報告・連絡・相談」のコツについてです。

 

報告・連絡・相談のコツ②

相談の達人になろう

 

相談の3大注意点

前回はホウレンソウのうち、報告と連絡についてお話ししましたので、今回は、相談のコツを押さえていきたいと思います。
まずポイントの一番目は、相談する相手の状況を観察することです。つまり相談に適したタイミングを見つけなくてはなりません。相手が忙しくしていたり、機嫌が少々悪そうなときはパスしたほうがいいですね。
上司に正しい判断をしてもらうためにも、手の空いていそうなとき、ニコニコしているときなどを見計らいましょう。
二番目には、相手の時間を奪う“時間ドロボー”にならないようにします。
これは、上司でも、取引先の相手でも、同僚であっても同じです。相手も仕事をしているのですから、能率の上がっている午前のプライムタイムは避けた方がいいですよ。もちろん、緊急な内容なら別ですが。
三番目に、相手に相談する前に、ある程度あなた自身の見解を持ちましょう。
つまり、「自分としては、このように考えています」という点は、ハッキリさせておきます。その上で相談しましょう。別の言い方をしますと、“丸投げ”しないということです。
この3つの注意点を頭において、相談を持ちかけます。相談の場合、相手は上司や先輩のほうが圧倒的に多いですから、この3点を押さえておけば失礼になりませんし、好感を持ってもらえるはずですよ。

 

相談の切り出し方

仕事術5月号

その上で、相談の切り出し方にもコツがあります。
まず、相談と言っても、「どうしたらいいでしょう?」と、はなから泣きついてはなりません。
明らかな事実や状況を、丁寧に説明してください。
上司であっても、状況がよくわからないうちには、アドバイスのしようがありません。相談には、あなたの説明力が欠かせないのですよ。

 

マジックワードで気分よく相談

さらに、その後の言い回しに、マジックワードがあります。何だかわかりますか?
それは、「教えてください」という言葉です。
私は自分の研修の中でも、この言葉をよく使っています。受講者の方々に、「この部分がわかった人は、教えてください」「どう考えていますか、田中さん教えてください」なんていうふうに、連発しています。
すると面白いもので、指名した方は必ず気分よく話してくれるのです。
たとえばあなたが、道をたずねられたとします。おそらくあなたは、親切に教えるでしょう。相談も似ていて、相手は教えるのが楽しくなってくるものなのです。
ぜひこのマジックワード、使ってみてくださいね。

 

相談は報告とワンセット

相談も大切

さて、相談の後のことにも触れておきましょう。ついやってしまいがちなのが、「相談をしただけで、後の報告をしない」こと。これは、よくないのですよ。
つまり、相談は「どうなったのか」という事後報告とワンセットなのだと覚えておきましょう。
これはプライベートでも同じです。あなたの経験を思い起こせばよくわかるでしょう。
つまり、仮に友人があなたに相談してきたらどうですか。アドバイスしたなら、結果がどうなったのか知りたいものですね。

それが仕事で、相手が先輩や上司でも同じです。あなたの相談内容が重いものであるほど、相手は、どうなったのか報告してほしいのです。
このように、相談は報告まであって完了することを忘れてはなりません。
また、ホウレンソウに共通しているのが、前回にも少し触れましたが、事実や状況と、あなた自身の意見、考えをハッキリわけて示すということです。
意識して、「ここからは自分の意見ですが」とか「推察ですが」という言葉を入れて話すようにしましょう。
ホウレンソウの達人は仕事の達人です。今まで、相談がどうもニガテだったというあなたの参考になれば嬉しいです。

2010.5今回のポイント

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記事DATA

松本幸夫 Yukio Matsumoto

ヒューマンラーニング代表 / 人材育成コンサルタント

1958年東京生まれ。著作は170冊を超え、年間約200回行う研修・講演のリピート率は92%という実績を誇る仕事術の達人。主な著書に『百田尚樹に学ぶヒットを生む仕事術』(総合法令出版)『人生がうまくいく「呼吸法」』(PHP研究所)『自己能力を10倍高めるトランスフォーム仕事術』(幸福の科学出版)『超強運』(あ・うん)『図解 スティーブ・ジョブズのプレゼン術』(総合法令出版)など。著作は、韓国、台湾でも翻訳され、ベストセラーとなっている。