女性のためのトランスフォーム仕事術 報告・連絡・相談のコツ①

トランスフォーム仕事術とは、「コツを知り、量をこなしていって、仕事の質をガラリと変える」仕事術のこと。今回は仕事の基本、「報告・連絡・相談」のコツを押さえましょう。

 

報告・連絡・相談のコツ①

ホウレンソウの達人は仕事の達人

 

報告のコツ

報告にも枕言葉を

今回から次号にわたり、ビジネスに欠かせない、報告や連絡の好ましいやり方、コツをお伝えしましょう。
報告の場合は、まず最初の一言で結果をわかってもらうことが大切です。これは、「結論をはっきり言う」こととは異なります。
まずは口頭の場合。枕言葉といいますか、「残念ながら」とか「今回はちょっと」という言葉を申し訳なさそうに言えば、聞いている方は「あぁダメだったのか」と、結果はわかります。
嬉しそうに、「喜んでください」とか、「いい知らせです」と言えば、うまくいったのがわかります。ただの事実の伝達でしたら、「報告します」と最初に言えばよいわけです。

つまり、細かな数字の入るような結論ではなく、どんな中身の報告なのかは、先に察してもらうわけです。
これはメールでも同じです。一言の枕言葉で、どんな中身が展開していくのか、相手に察してもらうように表現します。口頭と同じで、「残念ですが」とか、「嬉しい報告です」とか、「人数と予算のみお伝えします」とか、はじめに一文入れましょう。
報告を受ける立場からすると、安心して(もしくは覚悟を決めて)聞いたり読んだりできますから、信頼感にもつながりますね。

 

報告書はこうする

素早い報告バンザイ

書面の場合、真っ先に考えるべきはタイトルです。
何の報告書なのかは冒頭に。また、日付、所属部署、名前などは定型どおりに記入しましょう。つまり、何の報告書を、いつ、誰が書いたのかを明らかにするのが基本です。
このあたりは基本中の基本ですが、うっかり忘れてしまうと恥ずかしいですし、出所不明の怪しい文書になってしまいますので、しっかり押さえておきましょう。
さて、大切な中身についてです。報告書の本文作成上の大きなチェックポイントは3つ。

①極力短く、箇条書きにする
ビジネス文書は、短く、要領よくが基本です。用件、要点を絞り込んでまとめます。こんな味気なくていいかしら? と思うくらいにコンパクトにしましょう。

②事実と意見ははっきり分ける
とくに接続の言葉をはっきり書きましょう。口頭の場合は顔が見えるので、言葉で言わなくても表情や身振り、態度などで理解できることもあります。
しかし報告書は文字だけですから、「ここから先は私の意見ですが」とか、「私見では」などと改めて書くようにして、事実か意見か、はっきりわかるように表現しましょう。

③ほんの少し人間味を入れる
報告書であっても、読む相手は人間です。ちょっとした一言があると人間味が出て、読んでいる方も引き込まれるものです。
もちろんビジネスなのだということは忘れてはなりませんが、ガンバリマシタとか、ヨロシク、程度の言葉はあっていいのです。場合によってはメモや付箋紙で一行書くのも気配りになりますよ。

 

中身によって伝え方を変える

さて、あなたは良い報告をするときと、悪い報告をするとき、どちらに時間をかけていますか?
伝える中身が成功や喜ばしい内容の場合はどうしても長く、感情がこもりがちです。しかし、むしろ良い報告は手短に切り上げましょう。これは口頭でも書面でも同じで、良い報告はくわしくなくてもいいんですよ。何しろうまくいったのですから。
注意したいのは悪い報告、失敗したという報告の場合です。ややもすると後回しにしたくなるのが人情ですが、悪い報告ほど素早くしましょう。
また、うまくいかなかったという報告は次に活かせることもあります。再発防止のためにも、原因は分析しておきたいところ。ですから、あなたの意見も含めてやや長めに、丁寧にするよう心がけましょう。
以上のような基本がわかれば、あとはくり返して身につけるのみです。「報告・連絡・相談の達人は仕事の達人」と言っても過言ではありません。「報告はロジカルに、されどちょこっと人間味も加えて、嫌な報告ほど真っ先にくわしく」。これを忘れずに達人を目指しましょう。

ホウレンソウ1今回のポイント

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記事DATA

松本幸夫 Yukio Matsumoto

ヒューマンラーニング代表 / 人材育成コンサルタント

1958年東京生まれ。著作は170冊を超え、年間約200回行う研修・講演のリピート率は92%という実績を誇る仕事術の達人。主な著書に『百田尚樹に学ぶヒットを生む仕事術』(総合法令出版)『人生がうまくいく「呼吸法」』(PHP研究所)『自己能力を10倍高めるトランスフォーム仕事術』(幸福の科学出版)『超強運』(あ・うん)『図解 スティーブ・ジョブズのプレゼン術』(総合法令出版)など。著作は、韓国、台湾でも翻訳され、ベストセラーとなっている。